8 FASEN VERANDERPROCES VOOR INVOERING VAN COMPETENTIEMANAGEMENT.

Het veranderen van een rups in een mooie vlinder vindt in de natuur alleen plaats als de rups gebruik maakt van een waardplant. Een waardplant is een plant waarop een organisme de bestanddelen vindt, die voor zijn groei nodig is. Welke parallel valt hiermee te trekken met de verandering van het invoeren van competentiemanagement in organisaties?

Terug naar de waardeplant, stel ik de vraag wat er nodig is om succesvol een verandering zoals de invoering van competentiemanagement in een organisatie door te voeren. Belangrijk daarbij is of de organisatie bereid is het oude (het rupsstadium) los te laten, in beweging te komen en te veranderen (vlinder te worden). Ben je er als management dan alleen met een goed plan, of komt er meer bij kijken?

Een goed plan is natuurlijk altijd belangrijk om het doel te bereiken. Als het doel is om competentiemanagement in te voeren, hoeft de organisatie het plan daarvoor niet helemaal zelf te verzinnen. Er zijn immers al veel organisaties voorgegaan die een schat aan lessons learned materiaal achter hebben gelaten. Met dit lessons learned materiaal is te voorkomen dat je in dezelfde valkuilen stapt als organisaties die zijn voorgegaan.

Uiteraard zijn er vele wegen die naar Rome leiden. Een stappenplan voor veranderingen in organisaties van de Harvard professor J.P. Kotter, is één van die beproefde wegen die zijn waarde ruimschoots heeft bewezen.  Het hieronder ter inspiratie afgebeelde 8-fasenproces voor invoering van competentiemanagement is afgeleid van het stappenplan van J.P. Kotter:

Naast de lessons learned, zijn alle 8-fasen van belang.  Naast dit belang is het voor de veranderaars essentieel dat alle losse aspecten van een goed plan, inclusief de veranderstrategie, in onderlinge samenhang  en in de juiste context worden geplaatst en in relatie worden gezien met organisatiedoelen en –cultuur. Pas dan dient zich reëel nieuw perspectief aan.  Het geheel blijft immers meer dan de som van de afzonderlijke onderdelen van het plan. Het Comaea systeem en de toolbox[1] kunnen daarbij als middel belangrijk ondersteuning voor veranderaars bieden bij de invoering van competentiemanagement.

Zoals eerder gezegd, effectieve veranderaars hebben een beproefd, doordacht en afgestemd plan! Zonder een dergelijk plan zal de lelijke rups nooit een mooie vlinder worden.

We zien in de praktijk dat managers wel stilstaan bij de kosten voor ontwikkelvormen, maar vaak niet bij de impact van de gekozen leervorm. Bij performanceproblemen in organisaties kiezen managers nog steeds massaal voor formele opleidingen en trainingen. Bedrijven die investeren in opleiden van medewerkers kunnen immers concurrentievoordeel behalen. Dat mag wat kosten, waarbij het woord ‘kunnen’ duidt op enig voorbehoud. Vraagt men zich wel ooit af hoe het effectiever zou kunnen en tegen geringere kosten? Opleiden en trainen zijn immers niet de enige leervormen die er bestaan.  Zo is uit onderzoek gebleken dat leren op de werkplek, werken met meer ervaren collega’s en meewerken in teams tot de krachtigste vormen van leren worden gerekend.

Waar komt de performance blokkade vandaan?

Voordat er over leervormen nagedacht moet worden is een andere vraag opportuun; wat wil men in termen van concreet meetbare performance bereiken met de gekozen leervorm. Zo kan de oorzaak van een performance blokkade bij de performer (interne factor) liggen, maar ook worden veroorzaakt door externe factoren. Indien managers direct bij een performance blokkade kiezen voor een training zou dat wel eens niet het juiste middel kunnen zijn voor ‘de kwaal’ en die kans is reëel. Diverse onderzoekers hebben namelijk vastgesteld dat 75% tot 80% van de oorzaken van performance problemen  buiten de performer liggen en/of niet veroorzaakt worden door een te kort aan competenties. Is het dan blind opportunisme dat aan deze keuze ten grondslag ligt, of is de manager zich er gewoonweg niet van bewust? Hoe kunnen we de managers bewuster maken?

Laten we eens kijken in onderstaande tabellen welke factoren het presteren van medewerkers beïnvloeden en hoe de procentuele verdeling is van performanceproblemen met externe oorzaken t.o.v. interne oorzaken.

Hieruit valt op te maken dat er vele,  zowel interne- als externe omgevingsfactoren zijn die het presteren van medewerkers beïnvloeden. De balans slaat echter ruimschoots door naar de externe omgevingsfactoren.

Wat is nu de les die hieruit getrokken kan worden?

Ten eerste is het van belang niet direct een leervorm te kiezen, maar eerst grondig te onderzoeken waar nu het werkelijk probleem door wordt veroorzaakt. Daarna wordt het concrete doel bepaald, welk probleem men wil oplossen en tenslotte hoe men dit wil doen. Uiteindelijke kan dat resulteren in het opheffen van een externe factor, maar ook door het kiezen van een passende leervorm. Uiteraard kan dit ook een training of opleiding zijn, zolang dit maar onderworpen is aan de kritische beschouwing of dit het meest effectieve en goedkoopste middel is voor het opheffen van een performanceprobleem. Hoe groter de impact van de gekozen leervorm is des te groter is de kans op concurrentievoordeel. Als dit tegen geringere kosten kan geeft dit dubbel voordeel! Een win-win dus.

Peter Peters, Comaea

NEVI heeft recentelijk samen met haar leden nieuwe rollen en competenties voor inkopend Nederland geformuleerd. Deze rollen en competenties zijn ingevoerd in het Comaea systeem. In het voorjaar van 2012 krijgen 100 NEVI leden de mogelijkheid om een self-assessment uit te voeren t.o.v. van de nieuwe normprofielen.

Daarnaast zal Purspective, het internationale onderdeel van NEVI het Comaea systeem inzetten bij een aantal in-company opleidingstrajecten. De deelnemers worden voorafgaand aan de training beoordeeld op hun competenties, aan de hand van de analyse van het huidig competentieniveau van de groep wordt het in-companytraject verder vormgegeven.

Interesse in wat Comaea voor uw brancheorganisatie kan betekenen?Lees hier dan over onze dienstverlening voor brancheorganisaties of neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.

Comaea voor Brancheorganisaties:

• U wilt uw vakgebied verder professionaliseren
• U treedt op als belangenbehartiger
• U bent het kenniscentrum binnen uw vakgebied
• U biedt uw leden lezingen, kennissessies en opleidingen aan
• U signaleert trends

Oftewel, u ziet waar uw branche nu staat en waar deze naar toe gaat.

• Wat moeten uw leden nu en over een paar jaar kunnen om blijvend succesvol te zijn?
• En hoe zouden uw leden zich in de gewenste richting kunnen ontwikkelen?

U heeft de kennis en de positie om uw vakgebied te helpen met het beantwoorden van deze vragen. En wij kunnen  u daarbij effectief ondersteunen. Dit doen we zowel met onze inhoudelijke expertise als met ons online competentiemanagementsysteem.

Comaea is een van oorsprong Zweedse organisatie. In Zweden ondersteunen we al diverse branche organisaties, zoals die voor inkopers (SILF) of de energiemarkt (Svensk Energi) onroerend goed en het onderwijs (KOLL). In Nederland zijn we onder andere actief binnen het onderwijs en binnen de financiële dienstverlening. De professionals van Comaea zijn zeer ervaren in het opstellen van branchebrede competentieprofielen. We hebben hier een pragmatische en overzichtelijke methode voor ontwikkeld.

Wij ondersteunen u met:

1. Opstellen competentieprofielen

Samen met u en uw leden stellen we functie-/rolprofielen op, inclusief de competentieprofielen voor uw vakgebied. Dit geeft uw branche een gezamenlijk beeld wat een goede professional moet kunnen en kennen anno 2012. Dit doen we aan de hand van workshops, enquêtes, en interviews.

2. Koppelen opleidingen/ontwikkeltips aan competenties

Samen met u gaan we aan elke competentie verschillende opleiding/ontwikkeltips koppelen die ondersteunen bij het ontwikkelen van deze specifieke competentie. Indien gewenst kan daarbij ook worden samengewerkt met door u te kiezen opleiders.

3. Self-assessment door alle leden

De individuele leden krijgen een login per mail, plus een link naar een demo video. Ze kunnen kennismaken met de (nieuwe) functieprofielen/rollen door online in het Comaea systeem een self-assessment uit te voeren.

Vervolgens krijgen ze direct een op maat gemaakt online opleidingsadvies, die past bij de rol en het niveau dat ze nu hebben. Daarnaast krijgt u als brancheorganisaties mooie geanonimiseerde rapportages over het huidige competentieniveau van uw leden.

4. Ondersteunen ontwikkeling van de medewerkers van uw (bedrijfs)leden.

U kunt uw (bedrijfs)leden de mogelijkheid geven het Comaea systeem, inclusief het door u opgestelde competentieprofiel te laten gebruiken in het verder ontwikkelen van hun medewerkers. In het systeem kunnen dan bijvoorbeeld ook uitgebreide ontwikkelplannen worden opgesteld.

Contact

Maartje Mikx

Uiteraard is geen enkele brancheorganisatie gelijk aan een andere. Interesse in de mogelijkheden van Comaea voor uw brancheorganisatie? Neem dan snel contact op, telefonisch: +31 (0) 844 300 004, of per mail (info@comaea.nl). We komen graag langs voor een vrijblijvend gesprek.

NTI is samen met Comaea als onderdeel van de nieuwe leerportal Academy Pro, gestart met een Pilot voor semi-geautomatiseerd opleidingsadvies. Hiervoor wordt uiteraard het Comaea competentiemanagement systeem ingezet.

Erik Steenwelle, directeur NTI zakelijk: “Met Academy Pro bieden we onze klanten een compleet leerportaal aan, waarop de gehele opleidingsbehoefte en ontwikkeling van de medewerker kan worden gemanaged en beheerd. Hierbij zijn ook mogelijkheden voor self-assessment tools belangrijk. We zijn dan ook erg blij met de samenwerking met Comaea, hiermee bieden we onze klanten op een eenvoudige wijze nog meer toegevoegde waarde.”

Opzet Pilot

In de pilot worden 15 veel voorkomende functieprofielen, inclusief competenties uitgewerkt. Per competentieniveau wordt aangegeven welke module, training, of cursus geschikt is om deze competentie op dit niveau te ontwikkelen.

Een klant van NTI kan via Academy Pro in het Comaea systeem een self-assessment uivoeren t.o.v. van een specifieke functie. Bijvoorbeeld een secretaresse wil graag Office Manager worden en wil weten welke competenties ze hiervoor nog moet ontwikkelen.

Dit resulteert vervolgens in een spingrafiek, met daaronder een concreet opleidingsadvies voor de competenties waar ze nog onder de norm scoort. Dit opleidingsadvies kan ze uitprinten om met haar leidinggevende te bespreken, of ze kan zich direct aanmelden voor een opleiding.

Interesse in de mogelijkheden van het (semi)geautomatiseerd opleidingsadvies?

Neem dan snel contact op, telefonisch: +31 (0) 844 300 004, of per mail (info@comaea.nl).

• Hoe kunt u ervaring, competenties en vaardigheden van uw medewerkers in kaart brengen en houden?
• Hoe kunt u op basis van dit overzicht uw medewerkers helpen deze competenties blijvend effectief in te zetten?
• Hoe kunt u uw medewerkers stimuleren zich blijvend te ontwikkelen?

Wij zijn niet altijd overtuigd van het nut en de effectiviteit van subsidieregelingen voor bedrijven. Vaak is de administratieve last heel groot, uw eigen benodigde investering behoorlijk fors en het beoogde doel niet even duidelijk. Nu is er echter een regeling die de moeite waard lijkt te zijn; voor de snelle beslissers!

ESF Actie-E

De ESF Actie-E beoogt bedrijven te stimuleren bedrijfsprocessen in de arbeidsorganisatie te verbeteren, herschikken en/of te innoveren, of duurzame inzetbaarheid van werknemers te bevorderen.

De belangrijkste aspecten van de regeling op een rijtje:

• Uitzonderlijk is dat de administratieve lasten van de regeling heel beperkt zijn
• Uw project bestaat uit het inhuren van een adviseur; die stelt een diagnose of advies op, en/of test of implementeert een plan van aanpak
• De regeling vergoedt 75% van de kosten tot een maximum van € 18.000,-
• Er wordt geen subsidie verstrekt wanneer de kosten van de adviseur lager zijn dan € 13.000,–
• Uw werknemers moeten actief en aantoonbaar betrokken worden bij het project
• De regeling staat open vanaf 3 oktober en stopt zodra het budget op is (dus snel reageren is geboden)

Project

Dus als u al een tijdje het gevoel had dat het tijd is om te starten met competentiemanagement, talentmanagement of een vlootschouw, dan is dit het moment om er echt iets mee te doen! Het adviestraject kan er als volgt uitzien:

Intake
Samen met u bespreken we op hoofdlijnen de aard van uw bedrijf en de beelden die u heeft bij de toekomst. Daarbij zoomen we vooral in op hoe uw business werkt, de bedrijfsprocessen, de kansen en knelpunten die u ziet en de manier waarop de medewerkers met hun ervaring, kennis en vaardigheden daar een bijdrage aan leveren.

Scan
Vervolgens voeren we een scan uit die erop is gericht een goed beeld te krijgen van het huidige HR-proces. Daarnaast proberen we een nog beter beeld te krijgen van de organisatie, haar kerncompetenties en haar leerklimaat. Dit doen we door (online) deskresearch, vragenlijsten en interviews met uw medewerkers en eventueel geselecteerde klanten.

Workshops
Met een aantal relevante medewerkers in uw organisatie organiseren we vervolgens twee workshops (twee keer een dagdeel). De workshops zijn erop gericht op basis van de gegevens die uit de scan naar voren komen onderbouwde keuzes te maken, gericht op het innoveren van de hr-processen in uw organisatie. Hierbij kan het gaan om zaken als doorstroming/mobiliteit, leerklimaat, self-assessments, omgaan met vergrijzing, etc. In de eerste workshop wordt de focus bepaald, in de tweede workshop gaan we aan de slag met de countouren van een concreet plan.

Actieplan
Met de uitkomsten van de workshops maken wij een concreet en uitvoerbaar actieplan, dat door uzelf al dan niet met onze ondersteuning gebruikt kan worden om de gewenste veranderingen daadwerkelijk in te voeren, met nauwe betrokkenheid van de medewerkers waar het om draait.

Pilot
Afhankelijk van de aard van het plan starten we met eerst een pilot, of starten we direct met de uitvoering van het plan. U bepaalt in welke mate wij hierbij zijn betrokken en welke delen u zelfstandig wilt uitvoeren. Wanneer gewenst kan gebruik worden gemaakt van het Comaea competentiemanagement systeem, tijdens de eerste 6 maanden is het gebruik hiervan gratis. Hierna kunt u besluiten structureel gebruik te gaan  maken van het systeem.

Organisatie

U maakt maximaal gebruik van deze regeling wanneer u een project definieert vanaf €13.000,-. Bij een uurtarief van € 125,- betekent dit een inzet van 104 uur consultants van Comaea, waar u uiteindelijk slechts € 3.250,- voor betaalt, plus een stelpost van € 750,- voor aanvraag-, reis- en kleine out-of-pocket kosten. Het pakket zoals boven beschreven komt neer op (indicatief, alles inclusief voorbereiding en bespreking/rapportage):
Intake: 4 uur
Scan: 24 uur
Workshops: 24 uur
Actieplan: 20 uur
Implementatie: 32 uur

Samenwerking met subsidiedeskundigen
De Breed & Partners is al 30 jaar actief als adviseur voor het bedrijfsleven, onder andere als het gaat om het effectief benutten van mogelijkheden om subsidies in te zetten. Voor deze ESF Actie-E werken Comaea en De Breed & Partners samen, om ervoor te zorgen dat u zich maximaal op uw business kunt concentreren.

Uiteraard is het mogelijk in overleg tot een afwijkende invulling te komen. Wij zorgen er samen met u voor dat de aanvraag op 3 oktober wordt gedaan conform de voorwaarden van de regeling en helpen u met de benodigde (overigens beperkte) administratie. Het project start zodra de subsidie is toegekend, dus u loopt geen enkel risico.

Heeft u interesse of wilt u meer weten? Neem dan snel contact op, telefonisch: +31 (0) 844 300 004, per mail (info@comaea.nl) of vul het onderstaande online formulier in.

Wij zoeken een ondernemende student die op zoek is naar een praktische stage met interessante inhoudelijke uitdagingen. Comaea ondersteunt organisaties bij het implementeren van effectief competentiemanagement. Dit doen we met behulp van ons webgebaseerde competentiemanagementsysteem, advies en projectondersteuning. In Zweden hebben we een groot aantal klanten en in Nederland krijgen we ook steeds meer voet aan de grond.

Werkzaamheden:
“¢ Meewerken in competentiemanagement implementatie projecten.
Ң Actief deelnemen aan discussiesӬ over competentiemanagement op diverse online en social media platformen.
“¢ Schrijven blogs over competentiemanagement.
“¢ Organiseren Competentie Café (een kleinschalig inhoudelijk relatie-evenement).
“¢ Bijdrage leveren aan acquisitietrajecten.

Wie ben jij?
“¢ Je doet een HBO of WO opleiding met een relevante richting, zoals bijvoorbeeld: Personeel en Arbeid
“¢ Je hebt interesse/belangstelling voor competentiemanagement;
“¢ Je bent handig met computersystemen;
“¢ Je bent ondernemend, leergierig en nieuwsgierig;
“¢ Je wilt onderzoeken en experimenteren, maar ook realiseren en implementeren;
“¢ Je hebt bij een goede beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal in woord en geschrift.

Wij bieden
We bieden je een uitdagende en leerzame stage met professionele begeleiding. Al het werk dat je doet is vanaf de eerste dag relevant en we betalen een reële stagevergoeding. Comaea is gevestigd in Woerden, net onder Utrecht, op 5 minuten lopen vanaf het NS station en 3 minuten rijden vanaf de afslag A12.

Interesse?
Stuur ons een mail waarin je motiveert waarom jij deze stageplek graag wilt en waarom je geschikt bent!”¨ Vragen? Neem contact op met stagecoördinator Maartje Mikx (tel: 0844 305 901 of mail: maartje.mikx@comaea.nl

)

We hebben 10 organisaties geïnterviewd over hoe zij hun hr-processen hebben ingericht en hoe ze omgaan met competentiemanagement. Het gaat om middelgrote adviesorganisatie met een focus op Informatie Management.

“Dit onderzoek heeft tot doel om adviesorganisaties praktische competentiemanagement tips te geven en te inspireren met de geleerde lessen van vakgenoten.”

Het rapport zal op 2 december in Utrecht tijdens het Competentie Café officieel gepresenteerd worden, maar we willen u hier alvast een zeer beknopte sneak preview geven.

Competentiemanagement:

• Kennis en kunde van de consultants is het belangrijkste kapitaal van adviesorganisaties.
• De helft van de respondenten gebruikt nu een vorm van competentiemanagement en is hier nu zeer tevreden over, aanvullend willen 3 van de organisaties hier het komend jaar mee starten.
• Organisaties hebben geen goede ervaringen met het gebruik van een skillsmatrix, de matrix is te snel verouderd.

HR:

• 9 van de 10 organisaties heeft geen P&O-functionaris in dienst, HR is belegd bij de lijnmanagers.
• Lijnmanagers besteden een belangrijk deel van hun tijd aan het begeleiden van hun medewerkers en het aannemen van nieuwe medewerkers. Hiervoor zijn ze niet primair opgeleid of getraind.
• Werven van goede nieuwe medewerkers is en blijft een belangrijke uitdaging. Door de crisis zijn professionals honkvast geworden.

Meld u aan voor het gratis Competentie Café op 2 december en ontvang een gratis hardcopy versie van het Best Practice rapport.

Vragen over dit onderzoek? Neem contact op met Maartje Mikx

Comaea is een webgebaseerd competentiemanagementsysteem en kan onderwijsorganisaties ondersteunen bij de invoering van de Wet BIO, inclusief bekwaamheidsdossiers en het systeem kan ondersteunen bij de invoer van de Functiemix. Het Comaea systeem biedt centraal inzicht en een papierloze administratie.

Uw organisatie kan bij controle/inspectie op eenvoudige wijze aantonen dat iedere leerkracht:

• Bekwaam is: leerkrachten kunnen op eenvoudige wijze hun bekwaamheidsdossiers digitaal beheren. In het systeem kan worden aangetoond dat iedere leerkracht de competenties zoals deze beschreven staan in de Wet BIO in voldoende mate beschikt, en tevens aantonen hoe de leerkracht deze competentie ook op peil houdt.
• Bevoegd is: de diploma’s die bewijzen dat een leerkracht bevoegd is kunnen digitaal per medewerker worden opgeslagen. De diploma’s kunnen in het systeem worden ge-upload.
• Benoembaar is: De “verklaring goed gedrag” kan tevens eenvoudig worden ge-upload.

Het Comaea systeem kan tevens (administratieve) ondersteuning bieden aan:

• Het proces van functioneringsgesprekken
• Het proces van beoordelen
• Het sollicitatieproces voor de invoering functiemix

In het Comaea systeem is het mogelijk om de functiebeschrijvingen voor Leerkracht LA, LB en LC in requirements en competenties om te zetten. Op deze manier kunnen alle leerkrachten ten behoeve van hun functioneren, hun beoordeling en/of sollicitatie op een eenduidige manier worden beoordeeld.

Globaal kunnen de volgende stappen worden onderscheiden:

Stap 1: Opstellen projectplan

Stap 2: Uitwerken competentieraamwerk

Stap 3: invoer gegevens

Stap 4: Trainingen

Stap 5: Self-assessment/invoeren digitaal bekwaamheidsdossier

Stap 6: Analyse/Evaluatie

Wilt u meer weten, download dan hier de pdf “Wat kan Comaea voor het onderwijs betekenen”. Interesse in wat Comaea voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Maartje Mikx, via e-mail (info@comaea.nl) of telefoon (0844 300004).